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内容証明110番-内容証明郵便の書き方・出し方・文例

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内容証明の書き方


①字数

用紙1枚に書ける字数が520字以内と決まっています。
 縦書きの場合… 1行20字以内、1枚につき26行以内
 横書きの場合… 1行26字以内、1枚につき20行以内
1行13字以内、1枚につき40行以内

1行20字以内、1枚につき26行以内

 
 どんな紙でもよく、レポート用紙や便箋でもよいのですが、いちいち字数を数えながら書かなくてはなりませんので面倒です。専用の内容証明書用紙を使えばその手間を省けるので大変便利です。
   

②同文のものを3通作る   

 同文のものを3通作る必要があります。1通は相手に送り、3通は差出人が保管し、もう1通は郵便局が保管します。わざわざ3通とも手書きして作る必要は無く、1通を手書きで作り、残りはコピーしてもかまいません。最初からパソコンで作れば3枚プリントアウトするだけで済みます。

③使用できる文字
 

 使用できる文字は決まっています。かな(ひらがな、カタカナ)、漢字、数字のみです。
 英字は人名や会社名、商品名など固有名詞にだけ使えます。外国語文の内容証明郵便は許されていません。数字は1、2、3、…の算用数字・一、二、三、や壱、弐、参、…の漢数字も使えます。記号は一般的なものが使えます。が、一般的なものであるという基準は明確になっていないので、あまりなじみの無い記号を使うことは避けた方がいいでしょう
 使える記号の例としては、m、g、?、%、+、-、№、℡.、H
Oなどです。字数計算としては、句読点(。、)も記号も1個1字として数えます。またかっこは「 」→2字ではなく、始めかっこと終わりかっこを併せて1字で数えます。ですから「 」→1字です。実際に1行何字と計算する場合には、始めかっこを数に入れ、終わりかっこは数に入れません。なお①、②や(1)、(2)のように文中の序列を示す記号であれば1字と計算します。

④文章の訂正方法 

 訂正方法は郵便規則で決まっており、間違えた箇所を修正ペンで消したりしてはいけません。何を消したかわかるように、2本の線で消し、それから正しい文字を書き加えます。そして欄外または文末の余白に、差出人以外の人が書き換えることができないよう、漢数字を使って「○行目弐字削除、参字加入」と記入し署名に使ったのと同じハンコを押します。この時、1枚に記載できる文字数(520字/枚)を超えていないか注意が必要です。1字でも超えていれば2枚として扱われます
 このように間違った場合、訂正はできますが、自分の意思を伝える重要な文書ですし、訂正にも手間がかかりますので、できれば、最初から書き直すことをお薦めします。




⑤用紙が2枚以上になったとき
 
内容証明は何枚書いてもかまいませんが、2枚以上になったときは、差出人に無断で用紙の挿入や差替えをされないように契印(割印)します。文面が見えるように紙を半分に折ってホッチキスでとめ、本のように開いたらちょうど真ん中のつなぎ目の所に署名に使ったのと同じハンコを押します。これも郵便規則で決まっています。

⑥タイトル 

 内容証明郵便には「貸金請求書」、「家賃支払催告書」あるいは簡単に「通知書」、「催告書」などとタイトルがよくついています。基本的にタイトルをつけるつけないは自由であり差出人の好みですので、タイトルが内容にあってさえいれば、どんなものでもかまいません。 もちろん「前略 私は貴殿に対し○年○月○日…」とタイトルをつけないで書き始めても問題ありません。

⑦時候のあいさつ

 時候のあいさつを本文冒頭に入れる入れないかは差出人の自由です。通常は書く必要はありませんが、相手との関係やその他状況を考えて、あたりを柔らかくするために、時候のあいさつをいれることもあります。

⑧差出人・受取人


 原則として最後に差出人、受取人の住所氏名を書きます。名前だけでは足りず、住所も記載することを義務づけられています。横書きの場合は冒頭に書くことが多いようです。また差出人の名前の下(横書きの場合は右)にハンコを押します。このハンコは実印である必要はなく認印でもかまいません。ハンコを押すことは法律上義務づけられていないので、ハンコを押さなくても有効です。しかし、重要な意思の表示をするわけですから、間違いなく私が作成したという意味でもハンコを押した方が良いでしょう。
 訂正する際の押印や、文書が複数枚にわたる場合の契印は法律上義務づけられていますので必ず行います。 外国人の方はハンコが無いのでサインでよいとされています。


⑨封筒の書き方

 決まった封筒があるわけではなく、どんな封筒を使ってもいいです。通常は封筒の中に入れる紙がB5版なら長形4号、A4版なら長形3号でいいと思います。封筒の表側には受取人の住所氏名、裏側には差出人の住所氏名を書きます。この時注意するのは、内容証明の文書に書いた受取人、差出人の住所氏名とまったく同じに書くということです。封筒は郵便局へ持っていって内容の確認(3通同文かなど)をしてもらってから封をします。それまで封をしないでください。

⑩同封物の取扱い

 内容証明の文書以外に資料や地図、写真などを同封して送ることはできません。その場合は別で送る必要があります。


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